AQ Academy

Ai sensi del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 679/2016

Gruppo AQ S.r.l. (di seguito “Gruppo AQ”), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, opera nel pieno rispetto delle normative nazionali ed europee in materia di protezione dei dati personali.
Con la presente informativa sul trattamento dei dati, Gruppo AQ descrive le modalità di trattamento dei dati personali dei partecipanti che si registrano ed accedono ai corsi di formazione organizzati dalla società, sia in modalità in presenza che in modalità webinar.

Tipologia e fonte dei dati trattati

La richiesta di iscrizione e partecipazione al corso da parte dei partecipanti comporterà la raccolta ed il conseguente trattamento dei dati personali forniti direttamente dagli interessati e strettamente necessari a fruire del servizio formativo: nome, cognome, azienda/ente di appartenenza, indirizzo e-mail, numero di telefono.
Per i partecipanti in modalità webinar, Microsoft Teams raccoglie automaticamente dati tecnici quali: indirizzo IP, orari di ingresso/uscita dalla sessione, durata della connessione e dati di utilizzo della piattaforma.
Il trattamento non avrà ad oggetto dati di natura sensibile, ai sensi dell’art. 9 Capo I (“categorie particolari di dati personali”) del Regolamento.

Finalità del trattamento e base giuridica

I dati saranno trattati da Gruppo AQ per:

• a) La registrazione e partecipazione al corso e la gestione delle attività correlate da parte del Titolare (es. invio e-mail di promemoria, comunicazioni organizzative, conferma registrazione su Microsoft Teams, invio link di accesso al webinar, gestione delle presenze); questo trattamento è necessario per l’esecuzione del contratto e delle attività precontrattuali.
• b) Il rispetto di adempimenti previsti da leggi, regolamenti e normative comunitarie e di obblighi contrattuali nonché per esercitare e difendere un diritto in sede giudiziaria; la base giuridica di questo trattamento è l’ottemperanza ad obblighi di legge.
• c) L’invio di comunicazioni relative ad altri corsi ed eventi promossi e realizzati da Gruppo AQ, informazioni sui servizi offerti; questo trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare nel promuovere le proprie iniziative e servizi.

Materiale video, fotografico e registrazioni audio

Corsi in presenza

Durante i corsi in aula saranno attive videocamere e microfoni per consentire lo svolgimento dell’attività formativa anche in modalità webinar.
Le videocamere sono posizionate per riprendere principalmente il relatore e le slide presentate. Tuttavia, i partecipanti in aula potrebbero essere occasionalmente e involontariamente ripresi qualora transitino nel campo visivo della videocamera.
I microfoni in aula sono attivi per consentire al relatore di essere ascoltato e per captare eventuali domande e interventi dei partecipanti. Potrebbero quindi essere registrate anche le voci dei partecipanti presenti in aula durante domande, discussioni o interventi.

Corsi in modalità webinar Microsoft Teams

Per i partecipanti che si collegano da remoto tramite Microsoft Teams Webinar:

• Videocamere e microfoni sono disattivati per impostazione predefinita
• È attivo il servizio di chat e domanda/risposta testuale
• Su richiesta del relatore o del partecipante, potrebbe essere attivato il microfono e/o la videocamera per consentire interventi diretti o domande
• Tutti i messaggi in chat e le domande/risposte sono registrati

Registrazione del corso

L’intero corso verrà registrato utilizzando la funzionalità di registrazione integrata nella piattaforma Microsoft Teams. La registrazione include:

• Video del relatore e delle presentazioni
• Audio del relatore e degli eventuali interventi dei partecipanti (in aula e da remoto)
• Chat e domande/risposte testuali
• Eventuali video dei partecipanti che hanno attivato la webcam durante interventi

Il materiale registrato potrà essere:

• Reso disponibile ai partecipanti del corso per finalità didattiche e di approfondimento
• Utilizzato per scopi formativi interni
• Conservato negli archivi di Gruppo AQ

La registrazione non sarà pubblicata su canali pubblici salvo diverso ed esplicito consenso dei partecipanti.

Modalità tecnica di svolgimento del webinar

Processo di registrazione e accesso

Per i partecipanti da remoto, il processo prevede:

1. Registrazione iniziale: invio di un link di registrazione alla piattaforma Microsoft Teams
2. Conferma registrazione: ricezione di e-mail di conferma della registrazione
3. Accesso al webinar: quando il corso sarà attivo, collegamento tramite link ricevuto

Durante la connessione, Microsoft Teams raccoglie automaticamente dati tecnici quali indirizzo IP, orari di connessione/disconnessione e dati di utilizzo della piattaforma.

Modalità e durata del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato attraverso strumenti elettronici di proprietà di Gruppo AQ e con piattaforme software di terze parti, in particolare Microsoft Teams per la gestione dei webinar e Microsoft 365 per l’archiviazione delle registrazioni.
Microsoft processa e memorizza i dati personali all’interno dell’UE/EEA. In casi eccezionali, Microsoft Teams può processare dati tecnici al di fuori dell’UE/EEA, garantendo comunque un adeguato livello di protezione tramite Clausole Contrattuali Standard dell’UE.
In relazione a tali trattamenti, Gruppo AQ ha adottato adeguate misure di sicurezza al fine di garantire l’integrità e la riservatezza dei dati, inclusa la crittografia dei dati in transito e a riposo.
I dati sono conservati per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti (es. partecipazione al corso, successivo invio del materiale didattico, informazione su altri corsi simili organizzati da Gruppo AQ). Gli interessati potranno richiedere in qualunque momento la cessazione del trattamento, contattando il Titolare.

Natura del conferimento

Il conferimento dei dati personali è obbligatorio in relazione alle finalità a) e b), per ottenere una regolare prestazione del servizio (partecipazione al corso) e per consentire al Titolare di rispettare gli obblighi di legge.
In caso di mancato conferimento dei dati non sarà possibile per l’Interessato accedere al corso.
Il conferimento dei dati per la finalità c) è facoltativo e l’eventuale mancato consenso comporta unicamente che l’interessato non riceverà comunicazioni su future iniziative di Gruppo AQ.

Ambito di comunicazione dei dati

I dati personali potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori di Gruppo AQ e di altre organizzazioni collegate; tali soggetti sono formalmente incaricati e autorizzati al trattamento e ricevono al riguardo adeguate istruzioni operative.
I dati potranno essere trattati da società esterne di cui Gruppo AQ potrebbe avvalersi nell’ambito della gestione del rapporto con i propri utenti ovvero per esigenze organizzative della propria attività, in particolare:

• Microsoft Operations Ltd. (Irlanda) per i servizi di Microsoft Teams e Microsoft 365
• Provider di servizi informatici e di hosting
• Gestori di piattaforme per la formazione a distanza

Tali soggetti agiscono quali Responsabili esterni del trattamento, se del caso, oppure operano come autonomi Titolari del trattamento.
I dati potrebbero essere comunicati anche ad autorità giurisdizionali o di vigilanza, amministrazioni, enti ed organismi pubblici, nell’esercizio delle loro funzioni.
I dati non sono soggetti a diffusione (fatta eccezione per il materiale foto-video come indicato nello specifico paragrafo, previo consenso esplicito).

Trasferimento dati verso paesi terzi

I dati personali raccolti per la partecipazione al corso saranno memorizzati principalmente all’interno dell’Unione Europea.
Microsoft Teams può eccezionalmente trasferire dati tecnici verso paesi terzi esterni alla UE, garantendo un adeguato livello di protezione tramite Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses – SCCs) approvate dalla Commissione Europea.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:
Gruppo AQ S.r.l. Via A. Albricci, 8 – 20122 Milano
Tel. +39 02 45075287
E-mail: info@gruppoaq.com 
PEC: gruppoaqsrl@legalmail.it

È possibile contattare il Titolare utilizzando gli indirizzi sopra indicati.

Diritti dell’Interessato

In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 679/2016.
L’interessato ha il diritto di:

• Ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile
• Ottenere l’indicazione dell’origine dei dati, le finalità e modalità del trattamento, dei soggetti Titolare e Rappresentante, dei soggetti ai quali i dati possono essere comunicati
• Far rettificare, integrare, aggiornare i dati
• Ottenere la cancellazione o la trasformazione in forma anonima
• Richiedere la limitazione del trattamento
• Ottenere la portabilità dei dati
• Opporsi al trattamento per motivi legittimi

L’interessato può richiedere in qualunque momento la cessazione dell’invio delle comunicazioni informative contattando il Titolare attraverso i recapiti sopra indicati.
L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali qualora ritenga che i propri diritti siano stati violati.

Aggiornamenti

La presente Informativa Privacy è stata aggiornata il 23 ottobre 2025. Gruppo AQ potrà a sua discrezione modificare o integrare il documento in qualsiasi momento. Per facilitare gli utenti nella verifica di tali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di rilascio.

Per qualsiasi informazione o chiarimento sulla presente informativa e sul trattamento dei dati personali, contattare Gruppo AQ ai recapiti sopra indicati.